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28.06.2016

Warum man Texte gleich zu Beginn speichern sollte ...

Um keine Daten zu verlieren, sollte man Texte + Dokumente schon vor dem Bearbeiten speichern.
Schon häufig habe ich erlebt, dass jemand einen Text oder eine Mail schreibt.
Doch plötzlich stürzt das Programm oder der Rechner ab.

Und nun?
Weil das Dokument noch nicht gespeichert wurde, ist der ganze Text weg.
Die ganze Arbeit umsonst. Nochmals von vorne anfangen.

Doch es gibt eine einfache Lösung dafür.
Denn ich habe mir schon vor Jahren angewöhnt, Texte und auch andere Dokumente gleich zu Beginn zu speichern.

Warum ich das mache und wie ich dabei vorgehe, erkläre ich euch im folgenden Beitrag.

Bevor man mit der Arbeit an einem Dokument beginnt, ist es sinnvoll, die (leere) Datei zu sichern.

Schon vor dem Schreiben das Dokument speichern

Die meisten PC-Nutzer erstellen zuerst ihre Texte (oder anderen Dokumente) und speichern diese erst zum Schluss.

Aber dieser Methode kann schnell "nach hinten losgehen".
Denn nehmen wir an, während der Bearbeitung stürzt das Programm oder gar Windows selbst, also der Rechner ab. Und das Dokument wäre noch nicht gespeichert.

Dann wäre die ganze Arbeit umsonst.
Und das können mitunter viele Stunden kostbare Zeit gewesen sein.

Geht ein ungesichertes Dokument durch einen Absturz verloren,
verursacht das meist viel Ärger.
Geht ein ungesichertes Dokument durch einen Absturz verloren, verursacht das meist viel Ärger.

Da wäre es doch sinnvoller, das Dokument erst zu speichern und danach daran zu arbeiten.

Genau nach diesem Prinzip erstelle ich schon seit vielen Jahren meine Dokumente.

Dateiname und Verzeichnis schon festgelegt

Da das Dokument bereits gespeichert wurde, man also schon ausgewählt hat, wo und wie das Dokument gesichert werden soll (z. B. bei Bild-Dateien, ob als JPG, PNG oder in einem anderen Format) und wie die Datei heißen soll, ist das beim späteren Arbeiten schon erledigt.

Man kann deshalb später - während des Arbeitens - kurzerhand die Änderungen speichern.
Zum Beispiel über die Symbolleiste oder über den Shortcut Strg-S.

Für das Speichern von Änderungen bei Texten,
aber auch Grafik-Dateien oder bei Online-Dokumenten
verwende ich häufig den Shortcut Strg-S:
Für das Speichern von Änderungen bei Texten, aber auch Grafik-Dateien oder bei Online-Dokumenten verwende ich häufig den Shortcut Strg-S.

So funktioniert das bei mir in der Praxis:

Nehmen wir an, ich schreibe am 13. Mai einen Brief an Max Muster und verwende dazu Word. In dem Brief geht es um eine Terminvereinbarung.

1) Das Dokument speichern

Dazu öffne ich zuerst Word und es erscheint ein leeres Dokument. Bevor ich auch nur einen Buchstaben tippe, speichere ich das Dokument (z. B. über den Menü-Eintrag oder das Symbol links oben) sofort ab.

Vor der Arbeit am Dokument wird die Word-Datei sofort gespeichert,
z. B. über das Symbol rechts oben:
Vor der Arbeit am Dokument wird die Word-Datei sofort gespeichert, z. B. über das Symbol rechts oben.

Das Dokument sichere ich unter dem Dateinamen "Schreiben an Muster, Max wegen Terminvereinbarung (2016-05-13).docx".

Beispiel für einen aussagekräftigen Dateinamen:
Beispiel für einen aussagekräftigen Dateinamen

Als Verzeichnis wähle ich meinen Standard-Ordner für ausgehende Briefe.
Dadurch finde ich das Dokument später sofort wieder, selbst Wochen später.

Nachträgliches Ändern des Dateinamen oder Verschieben in ein anderes Verzeichnis entfällt.

2) Text schreiben

Nun beginne ich mit dem Text. Das Schreiben enthält 5 Absätze mit etwa 100 Wörtern.

Schon vorher habe ich mir die Formulierung grob überlegt und kann nun "in einem Zug" das Dokument fertig schreiben. Währenddessen - um nicht zur Maus wechseln zu müssen - bleiben meine Finger auf der Tastatur.

3) Immer wieder speichern

Nach jeweils 1 - 2 Sätzen verwende ich deshalb die Tastenkombination Strg-S. Damit werden alle Änderungen zeitnah gesichert. Sollte Word oder der Rechner nun aus irgendwelchen Gründen abstürzen, kann ich später einfach an dem Brief weiter arbeiten.

4) Korrektur lesen

Nach dem fertigen Text lese ich ihn zum ersten Mal Korrektur und behebe ggf. Tipp-, Rechtschreibung- und Grammatik-Fehler sowie falsche Satzzeichen. Nun wird wieder gesichert.

Meist schreibe ich erst den fertigen Text und prüfe später auf Tipp- und Grammatik-Fehler:
Meist schreibe ich erst den fertigen Text und prüfe später auf Tipp- und Grammatik-Fehler

5) Gestaltung

Anschließend geht es an die Gestaltung, also Wörter fett oder kursiv darstellen, farblich hervorheben und ggf. auch Grafiken ergänzen. Und wieder wird gespeichert.

6. Abschluss-Kontrolle

Zum Schluss schaue ich mir das Dokument nochmals an und lese es durch. Vielleicht gefällt mir eine Formulierung nicht und ersetze diese. Oder ändere eine Gestaltung / Formatierung.
Dann wird ein letztes Mal gespeichert.

7) Druck und weitere Verwendung

Das Dokument kann ich anschließend drucken oder (z. B. als PDF exportiert) in einer Mail versenden.

Auch für andere Dateien möglich

Das gleiche Prinzip funktioniert übrigens auch in vielen anderen Programmen, z. B. mit einer PDF-Datei in Adobe Acrobat, einer Grafik-Datei in GIMP oder auch mit Fotos, die mit Google Picasa bearbeitet werden.

Eventuell erst Inhalt notwendig


Je nach Programm oder Datei-Format kann es allerdings sein, dass erst ein wenig Inhalt vorhanden sein muss, damit ein Dokument gespeichert werden kann:
  • Word erstellt sofort beim Anlegen einer Vorlage ein Dokument.
    Denn auch wenn noch kein Inhalt vorhanden ist, ist das "leere Blatt Papier" eine fertige Datei.
  • GIMP wiederum braucht zumindest einen farbigen Hintergrund (für Grafik-Programme sind auch weiß oder schwarz Farben), damit es als Datei erkannt wird und gespeichert werden kann.
    Hier muss jeder Nutzer einfach selbst prüfen, ob bzw. wann ein Dokument zum ersten Mal gespeichert werden kann.

Auch in GIMP kann man leere Dokumente speichern:
 Auch in GIMP kann man leere Dokumente speichern

Abweichung von der Norm

In manchen Programmen, z. B. für Musik oder Videos, kann es aber sein, dass diese "Regel" zum wiederholten Speichern bewusst ignoriert werden muss:
  • Mit dem Programm "MPEG Streamclip" lassen sich die Änderungen nicht speichern, da hier die veränderte Video-Datei erst "gerendert" werden muss. Also eine komplett neue Datei erstellt wird.
  • Bei einer Musik-Datei, die man mit dem Programm "Nero WaveEditor" bearbeiten kann (z. B. Effekte, Ein- und Ausblenden oder Teile raus schneiden), kann man die Datei immer wieder speichern.
  • Jedoch gibt es - anders als etwa in Word, Acrobat oder GIMP - die Möglichkeit, Änderungen rückgängig zu machen, nur solange die Datei noch nicht gesichert wurde.
  • Hat man etwa eine Pause in einem Musik-Stück eingefügt, aber die Datei schon mit Nero WaveEditor gespeichert, kann man dies nicht mehr rückgängig machen, z. B. weil es an der falschen Stelle war.
    Dies muss man dann erst manuell selbst erledigen, was aufwändiger sein kann.

Fazit: Durch frühzeitiges Sichern lässt sich der Verlust von wichtigen Daten im Voraus verhindern.

Fazit:

Wenn ihr künftig einen Text, eine Grafik oder zahlreiche andere Datei-Formate erstellt, könnt ihr euch den Verlust von Daten - z. B. durch einen Programm-Absturz - ersparen, wenn ihr die Datei so früh wie möglich sichert.

Spätere Änderungen können dann kurzerhand - z. B. über das Speichern-Symbol oder den Shortcut - gespeichert werden.

Verlorene Texte und doppelter Zeitaufwand gehören damit der Vergangenheit an.

Und ihr vermeidet, dass ihr die ursprüngliche Formulierung nicht wieder findet, falls der erste Text durch einen Absturz verloren ginge und ihr alles neu schreiben müsstet.

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